PEMBINAAN KEARSIPAN

OLEH DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN PARIGI MOUTONG

UNTUK MENGSUKSESKAN GERAKAN NASIONAL SADAR TERTIB ARSIP

Surat didiefiniskan sebagai salah satu media komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi pernyataan, pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan berbagai pihak tertentu serta alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan berita, atau sejenis warkat yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi tertulis antara pihak pertama dengan pihak lain

Surat menyurat yang ada dalam masyarakat banyak ragamnya baik dilihat dari sisi dan tujuan di antaranya

1. Menurut Tujuannya berupa Surat Pemberitahuan,Surat Perintah,Surat Permintaan,Surat Peringatan, Surat Panggilan,Surat Susulan,Surat Keputusan,Surat Laporan,Surat Perjanjian,Surat Penawaran
2. Menurut Sifat Isi dan Asalnya berupa Surat Dinas,Surat Niaga/Bisnis, Surat Pribadi, Surat yang isinya masalah sosial adalah surat yang dibuat oleh Lembaga Lembaga social
3. Menurut Jumlah Penerima meliputi Surat Biasa, Surat Edaran,Surat Pengumuman
4. Dll

Di pemerintahan ,Manajemen surat menyurat memegang peranan penting dalam menunjang aktivitas birokrasi dan pelayanan publik. Permasalahan yang mencolok pada kegiatan surat menyurat  di desa adalah kurangnya perhatian dan kedisiplinan dalam pendataan dan pengarsipan surat, baik surat masuk dan surat keluar yang mengakibatkan berbagai polemik permasalahan baik interen desa ataupun pada pelayanan publik. Sistem Manajemen pengarsipan surat menyurat dan database terintegrasi diharapkan dapat meminilimasir Human error yang terjadi pada registrasi dan pengarsipan surat menyurat serta memudahkan pelaporan dan pertanggungjawaban bagi pihak yang membutuhkan. Kerahasiaan surat menyurat lebih terproteksi, efisiensi dalam pengaksesan dan track status surat lebih ditingkatkan. Salah satunya dengan mengembangkan Sistem manajemen surat menyurat  Digital untuk menguprade pelayanan Online  sebagai upaya mempermudah pelayanan dan akses masyarakat, namun demikian pengarsipan fisik harus tetap di laksanakan.

Arsip sebagai simpanan surat surat penting, dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi Arsip secara umum adalah wujud tulisan dalam bentuk corak teknis, bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok, atau dalam suatu kesatuan bentuk fungsi dari usaha perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan umumnya. Arsip secara khusus adalah kumpulan surat atau bahan penolong lainnya dengan memastikan suatu ingatan dalam administrasi Negara dibuat secara fisik (kasat mata) atau yuridis (sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku) dengan perkembangan organisasi, yang disimpan dan dipelihara selama diperlukan

Di pimpin oleh Kabid Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan ibu hj. Nurdiani Musdin, SKM.,MAP beserta Kasi Pembinaan Sumber Daya Manusia Fatmawati S. Adam, ST.,M.Si, Jarudin, Yuliana, SE dan Irianti melakukan Pembinaan Kearsipan di Desa Khatulistiwa ,Hal ini di lakukan untuk  meminilimasir terjadinya Human error.

Harapan dari kabid ,desa segera memperbaiki kesalahan kesalahan ,tata naskah,penulisan nomor surat ,dll di sesuaikan dengan Peraturan Bupati Parigi Moutong Nomor 29 tahun 2014 tentang Pedoman umum tata naskah dinas di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten Parigi Moutong dan Peraturan bupati Parigi Moutong Nomor 32 tahun 2019 tentang tata kearsipan dan Klasifikasi arsip di lingkungan pemerintah daerah

Pada kesempatan ini pula diserahakan dua jilid perbub  tersebut untuk di jadikan acuan desa dalam memperbaiki surat surat yang keluar dari desa. (j)